Wer Mitarbeiter an sich und das Unternehmen binden möchte – wer Entwicklung und Wachstum zum Ziel hat, sollte Wert auf gelingende Mitarbeitergespräche legen.
Inhaltsangabe
Keine Mitarbeitergespräche, sind keine gute Lösung.
„Unser Ziel ist die Einführung jährlicher Mitarbeitergespräche, die den Mitarbeiter:innen echten Nutzen bieten,“ lautete vor ein paar Jahre das Anliegen einer meiner Unternehmenskunden.
Inzwischen sind dreieinhalb Jahre vergangen, und jährliche Mitarbeitergespräche sind fixer Bestandteil des Unternehmens. Eine gute Organisation, Vorbereitung und Gesprächsführung, sind Voraussetzung für den Erfolg.
Doch der Erfolg sind nicht die einmal jährlich stattfindenden Gespräche. Der Erfolg sind die daraus entstandenen Gewinne, Chancen und Entwicklungen für alle Beteiligten. Jahr für Jahr passten wir die Richtung der Gespräche den Mitarbeiterpersönlichkeiten, Unternehmenszielen und aktuellen Herausforderungen an. Ein Teil der Themen waren dabei:
- Motivation: Ein offener Austausch, bei dem man sich auf Augenhöhe trifft. Anerkennung und echtes Interesse vermitteln. Eine Form der Wertschätzung – sie ist noch immer eines der am meist genannten Motivationsfaktoren.
- Mitarbeiter-Ressourcen: Persönliche und fachliche Potentiale erkennen, fördern, und zielgerichtet einsetzen. Unterstützungsmaßnahmen festlegen.
- Erfahrungswerte, Qualitätsverbesserung: Reflexion des vergangenen Arbeitsjahres. Einschätzung der erbrachten Leistung und erfahrenen Unterstützung. Wünsche als auch Ideen zur Weiterentwicklung.
- Zusammenarbeit, Erwartungshaltung: Wie identifizieren sich die Mitarbeiter:innen mit ihrer Tätigkeit? Welche Bereiche wären auch noch interessant? Was sind Erwartungen an die Führungskraft und an das Unternehmen?
- Interessen und Ziele: Welche Interessen und Bedürfnisse hat der Mitarbeiter? Welche Ziele verfolgt der Mitarbeiter? Wie unterstützt ihn seine Arbeit bei der Erreichung seiner Vorhaben?
Wer Mitarbeitergespräche kompetent durchführt, profitiert.
Mitarbeitergespräche sind keine Fragestunden. Es liegt an der Führungskraft, einen offenen Austausch zu führen, in welchem die Mitarbeiter:in im Vordergrund steht. Es geht um dessen Interessen, Anliegen und Meinung. Darunter gibt es auch Platz für zB Feedback seitens der Führungskraft zu einem bestimmten Punkt oder Thema, doch die Zeit des Mitarbeitergesprächs dient vorrangig den Mitarbeitern. Eine hilfreiche Faustregel: 80 % spricht die Mitarbeiter:in und 20 % die Führungskraft.
absichtl!ch unterstütze ich Führungskräfte, indem ich mit ihnen gemeinsam die Mitarbeitergespräche führe. Dies dient der Entwicklung gelingender Gespräche, fördert Führungskompetenz, und hilft, vermutete schwierige Themen, unter Moderation (Führung), positiv als auch nachhaltig zu klären. Eine Unterstützung die vor allem der Führung, und der noch besseren Zusammenarbeit, dient.
Gut geführte Mitarbeitergespräche „können sehr viel mehr als ich dachte“, lautete diesen Sommer das Feedback einer Geschäftsführung: Hierbei dienten die gemeinsamen Mitarbeitergespräche vor allem dazu, Probleme und Versäumnisse anzusprechen. Seitens der Unternehmensleitung bestand die große Angst, der eine oder andere Mitarbeiter würde mit Kündigung reagieren, was für den Betrieb verheerend wäre; doch die Versäumnisse mancher Mitarbeiter waren so nicht mehr tragbar.
Um so erfreuter waren alle, als nach den Mitarbeitergesprächen alle Themen positiv geklärt waren. Statt Kündigung erfuhr die Geschäftsleitung Verständnis; und in ein paar anderen Punkten wurde erkannt, dass es sich um fehlende Information bzw. Unwissenheit handelte. Alle im Team begrüßten diese Form der Gespräche, auch, dass man diese nun in regelmäßigen Abständen weiter durchführen werde.
Wovon Führungskräfte in diesen Gesprächen absichtl!ch profitieren:
- zielführende Kommunikationsmethoden kennenlernen
- gelingende Führungsverhalten und -Methoden in der Praxis erfahren (und mit anschließendem Feedback an die Führungskraft, die neuen Er-Kenntnisse vertiefen)
- Ablauf und Struktur von wirkungsvollen Mitarbeitergesprächen
- Umgang mit Kritik
- Umgang und Lösung von Konflikt
Für Führungskräfte ist es unerlässlich zu wissen, wo ihre Mitarbeiter:innen stehen? Was sie (Warum) bewegt?
Die Menschen im Unternehmen, mit ihren individuellen Persönlichkeiten, Potentialen, Können oder vielleicht Nicht-Können, sind Ursprung späterer Ergebnisse. Dort wo Menschen zusammenarbeiten, kommt es immer mal vor, dass unterschiedliche Interessen oder Meinungen zu Ärger führen. Die Ursachen sind vielfältig.
Bleiben diese Themen unbehandelt, schaden sie der Leistungsfähigkeit, dem Unternehmen nach innen und nach außen. Sie kosten Zeit, Geld, gute Ergebnisse und wertvolle Ressourcen. Damit das nicht passiert, sind Mitarbeitergespräche eine gute Lösung.
Die Richtung bestimmt das Ziel der Mitarbeitergespräche.
Was möchtest du mit dem Gespräch erreichen? Sei dir zuerst im Klaren, welche Absicht du in den Gesprächen verfolgst? Für ein gutes Ergebnis ist es wichtig, vorab das Ziel zu bestimmen. Je besser die Vorbereitung, um so gewinnbringender die Gespräche. Hier ein paar Beispiele aus Kundenanliegen:
- Werte, Motive und Ziele der Mitarbeiter eruieren
- Interessen erfahren, um Potential zu fördern und Weiterbildungen angepasst zu planen
- Verbesserungswünsche und Entwicklungspotential erfragen
- Mitarbeiterpersönlichkeit stärken, Motivation und Mitarbeiterbeziehung fördern
- Probleme erfahren, Motivationspunkte erkennen, Selbsteinschätzung prüfen
- Feedback einholen zu zB Teamarbeit, Führungskraft
- uvm.
Für mich zählen dabei auch die Anliegen und Informationen der Geschäftsführung, welche bei Bedarf gut eingebunden werden können. Anschließend folgt die Planung der Termine mit angemessener Einladung der Mitarbeiter:innen. Ich habe dir hier eine Checkliste zusammengestellt, welche einfach und bei Anwendung sehr wirksam ist:
Checkliste zur Mitarbeitergesprächsplanung
Das Ziel gibt die Richtung vor. Wofür dient das Mitarbeitergespräch? (Sei dir der Absichten im Klaren, denn sie beeinflussen das Ergebnis.) Was soll erreicht werden? Welche Themen behandelt oder welche Informationen besprochen werden?
- Einladungen an Mitarbeiter:innen senden
- ausreichend Zeit planen, ohne Zeitdruck (jedoch auch nicht zu lange)
- keine Störung erlaubt
- ruhiger, neutraler Ort
- angenehme Atmosphäre
- Notizen der Mitarbeitergespräche vom Vorjahr zur Hand haben
- bei Vorhandsein auch die Stellenbeschreibung, Zielvereinbarungen …
- neutrale Haltung einnehmen; erklären und beschreiben statt bewerten; offen, ehrlich und verbindlich zeigen
- überzeugen statt überreden
- positiv und vertraulich
- ein Fragenkatalog (max. 5 Fragen, weniger ist mehr) kann vorab an Mitarbeiter:innen ausgehändigt werden; mit einem Rückgabekuvert zum Verschließen, und einer Terminfrist zur Abgabe bei dir persönlich
- wichtig hierbei: beim Termin werden dann nicht alle Fragen vom Fragenkatalog und deren Antworten besprochen; nur das Wichtigste davon bzw. das, was unklar ist oder wo du mehr Hintergrundinformation brauchst
- Jahresrückschau: Was war gut? Was war nicht so gut? Warum?
- Mit welchem Gefühl gehst du morgens zur Arbeit?
- Wie siehst du deine Arbeitsleistung in diesem Jahr? Was war besonders gut? Was hat geholfen diese gute Leistung zu erbringen?
- Was war herausfordernd? Womit bist du mit dir nicht so zufrieden? Welche Verbesserungsvorschläge hast du für dich dafür?
- Was motiviert dich am meisten?
- Was demotiviert dich?
- Wie gehst du mit Stress/Fehler/Konflikt/Kritik um? Hast du dieses hier erfahren? Wenn ja, wo konkret? Wie gelöst? Was daraus mitnehmen können/gelernt?
- Hättest du gerne mehr Feedback oder Arbeitsanleitung? In welchem Bereich genau?
- Worauf legst du in der Zusammenarbeit mit … besonders wert? Was ist das Wichtigste?
- Welche Unterstützung hättest du gerne seitens des Unternehmens, für einen reibungslosen Arbeitsablauf?
- Gibt es Aufgabenbereiche im Unternehmen, welche du auch gerne machen würdest? Oder worüber du gerne mehr Wissen haben möchtest?
- Gibt es Probleme, die wir umgehend angehen sollen?
- Wer kann dir/uns aus deiner Sicht dabei helfen?
- Wo siehst du dich in 2 oder 3 Jahren hier im Unternehmen?
- Hast du Wünsche für deine Weiterentwicklung? Bei welchem Ziel können wir dir behilflich sein?
- Welche Ziele hast du in beruflicher Hinsicht? Welche Wünsche gibt es in Bezug auf berufliche Weiterentwicklung?
- Welche Ziele verfolgst du (für dein Leben)? (Unterstützung, Verbindung seitens Unternehmen?)
- Welche Ziele verfolgst du hinsichtlich deiner Arbeit?
- Wie schätzt du persönlich deinen Arbeitseinsatz ein?
- Was tust du hinsichtlich der Erfüllung unserer Unternehmensvision?
- Welche Erwartungen hast du an dich hinsichtlich deiner Position, deiner Aufgaben?
- Wie schätzt du deine Leistung in diesem Jahr ein?
- Welches Projekt war für dich heuer erfolgreich? Warum?
- Welches Projekt/Ziel war für dich herausfordernd? Warum?
- Was kannst du daraus für dich mitnehmen?
- Was wäre ein nächster guter Schritt?
- Was brauchst du für eine erfolgreiche Umsetzung?
- Wer kann oder soll dich dabei unterstützen?
- Wer ist dafür? Wer könnte dagegen sein?
- Was war positiv, was war negativ, in der Zusammenarbeit im Team?
- Wie gut gelingt es dir die Team-Werte/Unternehmens-Werte im Team umzusetzen?
- Dem Mitarbeiter ermöglichen, Feedback an den Chef/die Vorgesetzte persönlich zu geben: Bitte um dein Feedback an mich? (Wenn sich der MA unsicher fühlt, dann weiterhelfen durch Fragen wie zB Was kann ich aus deiner Sicht verbessern? Wovon sollte ich mehr machen? Was sollte ich vielleicht gar nicht tun?)
- Was möchtest du noch ansprechen?
- Jahresvorschau: Wo wollen wir hin? Was soll sich ändern/verbessern?
- Ziele/Ergebnisse vereinbaren (weniger ist mehr) und Ziel entsprechend definieren: SMART – anschl. mit Unterschrift beider als Sicherstellung für beide (quasi ein schriftliches Versprechen)
- Nachtkontrolle zB wenn es Vereinbarungen im Gespräch gibt wie Kontroll-, Ziel- oder Terminfristen
- weiterer Gesprächstermin zB wenn es Dinge zu klären gibt, welche im Gespräch nicht gänzlich gelöst oder beantwortet werden konnten
Bewusst binde ich Fragen zu Entwicklungspotential ein, denn Mitarbeiter:innen fühlen sich dem Unternehmen verbunden: Sie wollen mit-wachsen und mit-gestalten. Wichtig im Anschluss: Was passiert mit den Informationen? Die vielen Ideen, Lösungs- und Verbesserungsvorschläge sind ein Gewinn. Sie zeigen Chancen auf, welche im Unternehmen noch ungenutzt sind. Wer die Informationen richtig anzuwenden und umzusetzen weiß, feiert gemeinsame Erfolge!
Die Angst vor Mitarbeitergesprächen
Sie ist nicht selten. Häufig empfinden Führungskräfte mit dem Thema Mitarbeitergespräche ein sehr unangenehmes Gefühl. Sie befürchten negatives Feedback oder eine angespannte Stimmung, fühlen sich in der Gesprächsführung unsicher, und glauben mehrfach, dass das Personal mit Forderungen kommt, wofür sie dann keine Lösung parat haben.
Unterdessen fragte ich in den vergangenen Jahren viele Arbeitnehmer:innen nach ihren Erlebnissen. Sie erzählten von einstündigen Firmenleitbild-Vorträgen der Führungskraft; berichteten von fehlendem Interesse und mangelnder Aufmerksamkeit zB Unterbrechungen aufgrund Telefonanrufe; sie erzählten von Missbrauch des Vertrauens, von Gesprächen die „von oben herab“ geführt wurden, und lediglich dem Zweck dienten, die Ziele der Führungskraft zu erfahren – statt umgekehrt.
Die Bandbreite von negativen Erfahrungen sollte von jeder Führungskraft beachtet und ernst genommen werden, denn gerade (neue) Mitarbeiter:innen, welche womöglich einer dieser Erlebnisse hatte, benötigt entsprechendes Einfühlungsvermögen, mit kluger Interaktion, um sich anschließend offen und vertrauensvoll mitteilen zu können.
Unter anderem sind diese unterschiedlichen Erfahrungen und Ängste mit ein Grund, weshalb Moderation und Unterstützung von Expert:innen, dir einen wesentlichen Vorsprung, und viel Erleichterung bringt. In den vielen Mitarbeitergesprächen hat sich eine Sache stets gezeigt: Mitarbeiter:innen fordern kaum etwas, das nicht angemessen oder lösbar wäre; doch die Wenigsten fordern überhaupt etwas. Die Feedbacks sind durchwegs positiver als von den Führungskräften zuvor angenommen!
Ein gelingendes Mitarbeitergespräch zeichnet zudem die Kompetenz guter Führung aus. Dazu zählt Empathie, eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit mit Beziehungskompetenz, Selbst- und Verantwortungsbewusstsein, Aufmerksamkeit und Inspiration.
Auch ich habe in meiner Zeit als Angestellte mehr schlechte als gute Mitarbeitergespräche erlebt. Mit ein Grund, mich vor vielen Jahren dazu zu entscheiden, hierfür in der Unternehmenswelt eine positive Entwicklung einzuleiten. Die inzwischen sehr erfolgreichen Mitarbeitergesprächsrunden bestätigen die Notwendigkeit dieser. Gleichzeitig bestätigen die Ergebnisse den großen Mehrwert für alle Beteiligten. Viele Chancen auf Erfolg wären ansonsten unentdeckt geblieben.
Wenn auch du Bedenken hast, dann melde dich. Gemeinsam führen wir Mitarbeitergespräche so, dass sich dein Team und du wünschen werdet, ihr hättet schon früher damit angefangen.
absichtlich herausragend gute Menschenführung
